Política de Tratamiento de Datos Personales

 

La Universidad recaba, a través de sus diferentes canales, los Datos Personales de los Titulares de los Datos Personales, quienes principalmente son Estudiantes o Potenciales Estudiantes de La Universidad. Algunos de los canales utilizados por La Universidad para ese fin son los siguientes:

A. Canales Físicos:
– En ventanilla en las Instalaciones de La Universidad.
– Ferias Universitarias y/o Vocacionales.
– Eventos Académicos.

B. Canales Digitales:
– Sitio Web: https://udelascienciasyelarte.ac.cr/.
– Plataformas de redes sociales Facebook e Instagram.
– Facebook Messenger e Instagram Direct Message.
– Chat en sitio Web.
– WhatsApp Business.
– Correo Electrónico.

El listado anterior no es taxativo, por lo que La Universidad puede disponer el establecimiento de cualquier otro medio o canal para tal fin, el cual se entenderá comprendido como medio válido para recabar información para los fines de esta Política.
Cuando el canal utilizado por La Universidad para la recopilación de los Datos Personales se encuentre en plataformas digitales de terceros, tales como, sin limitarse a redes sociales, el Titular de los Datos Personales deberá aceptar previamente las políticas de dicha plataforma.

La información que recopila La Universidad es suministrada voluntariamente por los Titulares de los Datos Personales a través de los formularios físicos o digitales que ellos mismos se encargan de completar.

Los Datos Personales recabados por los canales mencionados anteriormente no incluyen Datos Sensibles, tales como orientación sexual, ideología política, religión, entre otros; sino que se limitan a:

Tratándose de Potenciales Estudiantes:

i) Nombre completo del Titular de los Datos Personales.
ii) Número de cédula y/o documento de identidad.
iii) Número de teléfono.
iv) Dirección de correo electrónico.
v) Cualquier otra información que sea necesaria para que La Universidad pueda desarrollar su actividad comercial.

Tratándose de Estudiantes: además de los datos establecidos en los incisos del i) al iv) del apartado anterior, los siguientes:

i) Datos necesarios para la Matrícula.
ii) Información de los métodos de pago.
iii) Estados de Cuenta.
iv) Becas.
v) Información del expediente académico.
vi) Información específica en relación a circunstancias particulares del Estudiante que permita a La Universidad brindar un servicio adecuado a sus necesidades. Dicha información podrá referirse a adecuaciones especiales físicas y/o cognitivas, así como a cualquier otro aspecto que se considere relevante para efectos de prestar los servicios de La Universidad.
vii) Cualquier otra información que requiera La Universidad para efectos de prestar sus servicios en forma adecuada a favor de los Estudiantes.

Tratándose de Proveedores:

i. Información general de la empresa o persona física que brinda los servicios.
ii. Datos Personales de la persona o personas de contacto.
iii. Tipo o naturaleza del servicio.
iv. Formas de pago.
v. Cualquier otra información necesaria para coordinar la logística de los servicios contratados.

Tratándose de Colaboradores:

i. Información general como: nombre completo, número de cédula y/o documento de identidad, número de teléfono, domicilio, correo electrónico, entre otros.
ii. Historial Académico.
iii. Experiencia laboral.
iv. Información salarial y otros beneficios.
v. Información relacionada con los métodos de pago.
vi. Cualquier otra información que se requiera y que guarde relación con el objeto del Contrato de Trabajo.

Finalidad del Tratamiento de los Datos Personales:

Los Datos Personales recopilados por La Universidad se relacionan directamente con su giro comercial, por lo que serán utilizados única y exclusivamente para procesar solicitudes de servicios, envío de información promocional, adecuaciones académicas especiales, gestiones de cobro, archivo de registros internos de los Estudiantes, de los Potenciales Estudiantes, de los Exestudiantes, de los Egresados y de los Proveedores.
Si bien es cierto esta Política se rige por los principios regulados en la la Ley No. 8968 denominada “Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales” y su Reglamento; la información contenida en la Base de Datos de La Universidad no es recopilada con fines de venta o comercialización, por lo que La Universidad se encuentra exenta del régimen en lo que se refiere a fines comerciales propiamente.

 

Principios Rectores:

La Universidad se compromete a través de esta Política a recolectar, almacenar o emplear Datos Personales para su tratamiento automatizado o manual, en apego a los principios de actualidad de los datos, lealtad, finalidad, proporcionalidad, veracidad y exactitud, integridad, confidencialidad y transparencia.

Procedimiento de Recopilación de los Datos Personales:

Para la recopilación de los Datos Personales que almacene La Universidad, se deberá de seguir el siguiente procedimiento:

A. Consentimiento Informado: De manera previa a la recolección de los Datos Personales, el Titular de los Datos Personales deberá ser informado de los fines para los cuales se le solicitan sus Datos Personales, el tratamiento que recibirán los mismos, el carácter obligatorio o facultativo de sus respuestas a las preguntas que se le formulan en la recolección de los datos y la posibilidad de ejercer los derechos que le asisten.

Debido a la naturaleza de los servicios que ofrece La Universidad, muchos de los Potenciales Estudiantes que se encuentran interesados en los servicios que brinda La Universidad son menores de edad, por lo que, en caso de que estos brinden sus Datos Personales por medio de los canales digitales, deberán acreditar que cuentan con el consentimiento de sus Representantes Legales. Tratándose de la entrega de información por medio de los formularios físicos, la misma podrá ser recopilada siempre que los menores de edad sean mayores de 15 años y la información suministrada no sea de carácter sensible, caso contrario, se deberán encontrar acompañados de su Representante Legal quien deberá dar su consentimiento expreso para el suministro de datos.

En caso de que los Potenciales Estudiantes soliciten información vía telefónica, el responsable de la atención de dichas llamadas telefónicas no podrá solicitar los Datos Personales por esta vía al Potencial Estudiante, por lo que únicamente estará autorizado para solicitarle al interesado su correo electrónico, con el fin de hacerle llegar la información solicitada y el enlace por medio del cual el Potencial Estudiante podrá brindar su Consentimiento Informado, como requisito para que sus Datos Personales puedan ser utilizados para el envío de información por parte de La Universidad.

Tratándose de los Proveedores de la Universidad, el Consentimiento Informado únicamente será necesario cuando estos suministren los Datos Personales de sus Representantes Legales, de los contactos que se encarguen de coordinar los servicios con La Universidad, o de cualquier persona que se encuentre bajo la dirección de los Proveedores, con el fin de almacenar estos datos en la Base de Datos de La Universidad; caso contrario, no se requerirá su Consentimiento Informado, pues los datos que normalmente suministran los Proveedores a La Universidad son aquellos necesarios para la operatividad y cumplimiento del objeto de los contratos que suscriban con La Universidad.

El Consentimiento Informado no se requerirá cuando se trate de información de acceso irrestricto, que pueda ser obtenida de fuentes de acceso al público general.

B. Resguardo del Consentimiento Informado: La Universidad deberá resguardar el Consentimiento Informado que brinden los Titulares de los Datos Personales durante el periodo de tiempo por el cual dicha información le sea de utilidad y, por ende, utilice los Datos Personales, siempre y cuando este período de tiempo no supere el plazo establecido por ley para el almacenamiento de Datos Personales.

La Universidad podrá almacenar los Consentimientos Informados suscritos por los Titulares de los Datos Personales tanto en formato físico en sus archivos como por medio de la digitalización de los mismos.

C. Calidad de la Información: La Universidad solamente podrá almacenar los Datos Personales cuando los mismos sean actuales, veraces, exactos y adecuados al fin para el cual son recopilados.

D. Deberes de La Universidad: La Universidad, como responsable de la Base de Datos, deberá asegurarse de eliminar los Datos Personales que hayan dejado de ser pertinentes o necesarios para el fin por el cual fueron recopilados.

En caso de que el Responsable de la Base de Datos detecte Datos Personales inexactos o falsos, estará obligado a modificarlos o suprimirlos.

El Responsable de la Base de Datos deberá velar por que los Datos Personales sean utilizados de conformidad con los fines para los cuales fueron recopilados. Será admisible la utilización posterior de dichos Datos Personales para fines históricos, estadísticos o científicos, siempre que se resguarden los derechos de los Titulares de los Datos Personales.

E. Seguridad de la Base de Datos: La Universidad adoptará todas las medidas necesarias de índole técnica y de organización para garantizar la seguridad de los Datos Personales recopilados, evitando de esta manera su alteración, destrucción, pérdida o tratamiento no autorizado.

F. Periodo de Resguardo de los Datos Personales: Los Datos Personales que recopile La Universidad no podrán ser almacenados por más de diez años. Cuando la relación con el Titular de los Datos Personales se extienda más allá de dicho periodo, se entenderá que La Universidad debe mantener almacenados los Datos Personales mientras la relación entre las partes se mantenga vigente, en cuyo caso La Universidad deberá procurar que el Titular de los Datos Personales mantenga sus Datos Personales debidamente actualizados.

 

Derechos que le asisten a los Titulares de los Datos Personales:
Toda persona que voluntariamente le entregue sus Datos Personales a La Universidad, gozará de los siguientes derechos:
A. Obtener, en el plazo de cinco días hábiles, la confirmación o no de la existencia de archivos que contengan sus Datos Personales en la Base de Datos o archivos de La Universidad.
B. Acceder a los Datos Personales que hayan sido recopilados y almacenados por La Universidad.
C. Obtener información relativa a la finalidad y al uso que se le dieron a los Datos Personales recopilados.
D. Conocer el proceso utilizado para el tratamiento de sus Datos Personales.
E. Actualizar, rectificar o solicitar la eliminación de sus Datos Personales.
F. Tener acceso a la prueba de que brindó su consentimiento informado.
G. Revocar la autorización de recopilación de Datos Personales.

Confidencialidad:
La Universidad y todo el personal bajo su dirección que intervenga en el Tratamiento de los Datos Personales, guardarán el secreto profesional en relación con los Datos Personales recolectados a los que tengan acceso, aun cuando la Base de Datos llegue a ser eliminada.
Únicamente se podrá dispensar del deber de confidencialidad por mandato judicial.

Cesión de Datos Personales:
Los Datos Personales recabados por La Universidad no serán cedidos, comunicados ni transferidos a terceros. En casos excepcionales, si se presentara la necesidad de ceder Datos Personales, se le notificará con antelación al Titular de los Datos Personales para que brinde su consentimiento.
Cuando las gestiones cobratorias realizadas por la Universidad a los Estudiantes que se encuentren morosos resultaren infructuosas, La Universidad podrá ceder a un tercero profesional en la materia, los Datos Personales que sean pertinentes para efectos de iniciar el proceso de cobro judicial contra el Estudiante moroso, sin necesidad de obtener el consentimiento previo de su parte como Titular de los Datos Personales.

Protección de los Datos Personales por parte de las Sedes Regionales:
Independientemente de quien ejerza la administración de las Sedes Regionales que forman parte de La Universidad, éstas podrán utilizar los Datos Personales recabados por La Universidad sin que por ello se entienda que existe una cesión de los Datos Personales.
Todas las Sedes Regionales de la Universidad se encuentran sujetas a la presente Política, en los mismos términos y condiciones.

Excepciones a la Autodeterminación Informativa:
De conformidad con lo establecido en la Ley No. 8968 denominada “Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales”, los derechos de los Titulares de los Datos Personales se podrían ver limitados en los siguientes casos:

A. La seguridad del Estado.
B. La seguridad y el ejercicio de la autoridad pública.
C. La prevención, persecución, investigación, detención y represión de las infracciones penales, o de las infracciones de la deontología en las profesiones.
D. El funcionamiento de bases de datos que se utilicen con fines estadísticos, históricos o de investigación científica, cuando no exista riesgo de que las personas sean identificadas.
E. La adecuada prestación de servicios públicos.
F. La eficaz actividad ordinaria de la Administración, por parte de las autoridades oficiales.

Cambio de Términos y Condiciones:
La presente Política podrá ser modificada por La Universidad en cualquier momento, con el fin de adoptar nuevas prácticas o de adaptarse a la regulación vigente. Cualquier modificación será notificada por La Universidad mediante publicación al respecto en el sitio web oficial de La Universidad.

Contacto del Responsable de la Base de Datos:
Toda solicitud, consulta, requerimiento de información o cualquier trámite en relación con la Base de Datos de La Universidad de las Ciencias y el Arte deberá ser enviada al correo electrónico: ppd@udelascienciasyelarte.ac.cr
El solicitante será atendido siempre y cuando la información que requiera sea propia, lo cual deberá acreditar a través de los medios que La Universidad disponga para tal efecto.